แผนกขาย

แผนกขาย

หน้าที่ของแผนกขาย

         มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า  โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ

ผู้จัดการทีมงานขายควรมีความสามารถในด้านการคิดเชิงกลยุทธ์ (Strategic Thinking) โดยการทำเรื่องที่สำคัญ มากกว่าการทำงานเร่งด่วน เพื่อให้ทีมงานได้ทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยที่ผู้จัดการทีมงานขายเลือกเรื่องสำคัญที่จะนำไปปฏิบัติมีดังนี้

การวิเคราะห์สภาวะการแข่งขัน

การกำหนดเป้าหมายยอดขาย

การวางแผนงานเชิงกลยุทธ์

การบริหารการประชุม

การพัฒนาทีมงานขาย

การแข่งขันในปัจจุบันต้องพร้อมด้วยความรู้ความสามารถของคนทุกคน ในทีมงาน จะอาศัยเพียงคนเก่งบางคนไม่เพียงพออีกแล้ว ผู้จัดการทีมงานขายในฐานะผู้นำทีม ต้องมีความพร้อมมากที่สุด เพื่อนำพาให้ทีมบรรลุเป้าหมายให้ได้

การวิเคราะห์สภาวะการแข่งขัน ผู้จัดการทีมงานขายควรประเมินสภาวะการแข่งขันอยู่เสมอโดยการเลือกเรื่องที่จะวิเคราะห์ดังนี้ 

ขนาดตลาด : มูลค่าขนาดตลาดที่มุ่งหวังมีขนาดใหญ่แค่ไหน ?               

กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย : ลูกค้าหลักที่ให้รายได้ส่วนใหญ่คือกลุ่มใด ?

คู่แข่งรายสำคัญ : องค์กรกำลังแข่งกับใครเป็นหลัก ?

ข้อได้เปรียบการแข่งขัน : องค์กรมีจุดเด่นใดที่คู่แข่งไม่มี ?

แนวโน้มการเจริญเติบโตของธุรกิจ :ธุรกิจสามารถเติบโตต่อไปได้หรือไม่ ?

               การตอบคำถามสำคัญๆ ในการวิเคราะห์การแข่งขันจะช่วยทำให้ผู้จัดการมองเห็นภาพรวมและรู้ข้อมูลของตัวเอง และคู่แข่งได้ชัดเจน ดังคำว่า “รู้เขารู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” เมื่อตอบคำถามได้ชัดเจน และแม่นยำก็จะทำให้สามารถกำหนดทิศทางการแข่งขันให้กับทีมได้ชัดเจนด้วย

การกำหนดเป้าหมายยอดขาย

               ผู้จัดการทีมงานขายควรกำหนดเป้าหมายยอดขายให้ท้าทายความสามารถของทีมงานขาย โดยแปลงเป็นเป้าหมายย่อยในหลากหลายมิติต่างๆ เช่น

 เป้าหมายด้านเวลา : แบ่งเป็นรายเดือน , รายสัปดาห์, รายวัน เป็นต้น    

 เป้าหมายย่อยด้านสินค้า : สินค้าหลักกลุ่มใดบ้างที่คาดหวังยอดขายเท่าไร  

  เป้าหมายย่อยด้านลูกค้า : กลุ่มอุตสาหกรรมใดบ้างที่คาดหวังยอดขายเท่าไร     

เป้าหมายย่อยด้านพนักงานขาย : พนักงานขายทีมใด หรือคนใดควรมียอดขายเท่าไร

 เป้าหมายย่อยด้านเขตพื้นที่ : พื้นที่ใดบ้างที่องค์กรคาดหวังยอดขายเท่าไร

               การกำหนดเป้าหมายย่อยจะทำให้ทีมงานสามารถจดจ่อ กับเป้าหมายที่เห็นได้ชัดเจน มากกว่าเป้าหมายหลัก ถ้าทีมงานใดสามารถกำหนดเป้าหมายย่อยได้มากเท่าไรก็จะทำให้มองเห็นสิ่งที่ต้องทำได้มากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นผู้จัดการทีมขายควรกำหนดเป้าหมายย่อยร่วมกับทีมงานและทำให้เป้าหมายย่อยกลายเป็นเป้าหมาย ของพนักงานขายแต่ละคน

การวางแผนเชิงกลยุทธ์

               คนส่วนใหญ่ชอบคำชม มากว่าคำตำหนิ ควรให้ความระมัดระวังไม่ได้มีเจตนาตำหนิ แต่ชี้ให้เห็นประเด็นสำคัญที่ไม่ได้คิด โดยการใช้คำถามแทนการบอกว่าผิด และเมื่อปฏิบัติสิ่งใดได้ดีหรือมีแนวความคิดดีๆ ก็ควรชื่นชมอย่างจริงใจในทันที เพื่อให้เกิดความภาคภูมิใจเพิ่มมากขึ้น การให้ข้อมูลป้อนกลับเชิงบวก ยังรวมถึงการให้ข้อมูลที่เป็นจริง แต่ต้องเป็นผู้พิจารณาว่าคิดอย่างไรกับข้อมูลนั้นๆ แล้วเลือกปฏิบัติด้วยตัวเอง

กลยุทธ์ 4 Ps’ ( Product Price Place Promotion) 

กลยุทธ์ SO (การนำจุดเด่น (Strength) และโอกาส (Opportunity)มากำหนดเป็นแผนงานการปฏิบัติงาน) 

กลยุทธ์สร้างความแตกต่าง (การทำในสิ่งที่คู่แข่งไม่มี) 

กลยุทธ์ต้นทุนต่ำ (การลดต้นทุนให้ต่ำกว่าคู่แข่งอยู่ตลอดเวลา) 

กลยุทธ์ตีโอบ (การเปิดตลาดอื่นๆ แล้วค่อยมุ่งสู่ตลาดที่คู่แข่งยึดครองอยู่)

การบริหารการประชุม

               ทีมงานขายเป็นหัวใจสำคัญที่จะนำมาซึ่งยอดขายขององค์กร ดังนั้นผู้จัดการขายมีหน้าที่ต้องพัฒนาทีมงานขายอย่างสม่ำเสมอ อาจเป็นการฝึกอบรมด้วยตัวเอง หรือส่งอบรมภายนอกก็ตาม โดยที่ผู้จัดการควรวางแผนให้ชัดเจนว่าจะพัฒนาพนักงานขายในชื่ออะไรบ้าง เช่น 

ความรู้เกี่ยวกับสินค้าและบริการ  
เทคนิคการขายอย่างมืออาชีพ           

การเจรจาต่อรองอย่างสร้างสรรค์          

การคิดและวางแผนงานขายเชิงกลยุทธ์ 

การจูงใจให้รักในงานขาย  เป็นต้น

               ผู้จัดการทีมงานขายอาจเป็นกังวลเมื่อพนักงานขายไม่สามารถทำยอดขายได้ตามเป้าหมาย และอยากเป็นผู้ไปขายด้วยตัวเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ เป็นอย่างยิ่ง แต่ต้องทำเรื่องที่สำคัญ เพื่อช่วยให้การขายดำเนินผ่านพนักงานขายไปให้ได้อย่าเป็นพนักงานขายเองเลย

ปัญหาของแผนกขาย

        1.  เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ  ซึ่งมีเอกสารดังนี้

                1.1  เอกสารข้อมูลลูกค้า

                1.2  เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

                1.3  เอกสารเกี่ยวกับสินค้า

2.  เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3.  ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่

4.  ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย

5.  ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน

6.  ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

ขั้นตอนการบันทึกขายสินค้าสำเร็จรูป (ที่ได้จากการับผลิตเสร็จ)

  

วัตถุประสงค์

      1. เพื่อตรวจสอบยอดการขายบริการตามช่วงที่มีการบันทึกขายได้

      2. เพื่อตรวจสอบประวัติการใช้บริการจากการขายของลูกค้าแต่ละรายได้

      3. กรณีกำหนดรหัสสินค้าบริการ ช่วยให้ไม่ต้องคำนึงถึง Stock สินค้า

      4. เพื่อตรวจสอบรายงานวิเคราะห์การขายบริการได้ เช่น วิเคราะห์ตามลูกค้า ตามสินค้า หรือตามพนักงานขาย เป็นต้น

      5. เพื่อตรวจสอบการจัดอันดับยอดขายสินค้าบริการได้ทั้งจากยอดขาย และ ปริมาณการขาย

      6.สามารถตรวจสอบรายงานงบกำไรขาดทุนจากการขายบริการได้

ชื่อผังบัญชี	หมวด	รหัสบัญชี
ลูกหนี้การค้าในประเทศ	สินทรัพย์	11300-01
เงินสด	สินทรัพย์	11110-001
ภาษีขาย	หนี้สิน	21640-01
ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด	หนี้สิน	21640-02
รายได้จากการบริการ	รายได้	41000-01

(บัญชี ขายบริการ จะใช้ในกรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic)

ขั้นตอนที่ 2 เตรียมข้อมูลลูกหนี้ เมนู Enterprise Manager >AR Setup >กำหนดรหัสลูกหนี้

ขั้นตอนที่ 3 เตรียมข้อมูลสินค้าบริการ เมนู Enterprise Manager>IC Setup > กำหนดรหัสสินค้าบริการ

ขั้นตอนที่ 4 สร้างเอกสารบัญชีที่เกี่ยวกับการขายบริการที่ เมนู Enterprise Manager > GL Setup>กำหนดเอกสารเชื่อม GL หัวข้อ ขายเชื่อ

ขั้นตอนที่ 5 สร้างเอกสารบัญชีที่เกี่ยวกับการรับชำระหนี้ที่เมนู Enterprise Manager > GL Setup > กำหนดเอกสารเชื่อม GL หัวข้อ รับชำระหนี้

ขั้นตอนที่ 6 กำหนดรูปแบบบัญชีรายการภาษีขายที่ยังไม่ถึงกำหนด ที่เมนู Enterprise Manager> GL Setup >กำหนดรหัสบัญชีรวม

ขั้นตอนการบันทึกรายการ

1.เมื่อฝ่ายขายได้รับการร้องขอให้ดำเนินการเสนอราคาสินค้าบริการจาก ลูกค้า ฝ่ายขายจะทำการตรวจสอบและจัดทำเอกสารใบเสนอราคาสินค้าบริการไปยังผู้ซื้อ โดยผู้ขายอาจจัดทำใบเสนอราคา ส่งมายังฝ่ายจัดซื้อของผู้สั่งซื้อ( ขั้นตอนนี้ฝ่ายขายจะบันทึกเสนอราคาเพื่อส่งให้ลูกค้าพิจารณา ไปที่เมนู  Sale Order> SO Data Entry >หน้าต่างใบเสนอราคา)

2.เมื่อฝ่ายขายได้รับเอกสารยืนยันใบเสนอราคาจากผู้ซื้อ จะทำการอ้างอิงเอกสารใบเสนอราคาที่ผู้ซื้อเซ็นต์อนุมัติไปบันทึกที่หน้าจอ สั่งจอง (ขั้นตอนนี้ฝ่ายขายจะบันทึกใบสั่งจอง ไปที่เมนู  Sale Order> SO Data Entry >หน้าต่างใบสั่งจอง )

3.เมื่อบันทึกเอกสารสั่งจองแล้วสามารถ อ้างอิงไปบันทึกต่อที่หน้าต่างสั่งขาย ได้ที่ Sale Order> SO Data Entry >หน้าต่างใบสั่งขาย

4.เมื่อบันทึกเอกสารสั่งขายแล้วสามารถอ้างอิงไปบันทึกต่อที่หน้าต่างขาย เชื่อ ได้ที่ Sale Order> SO Data Entry >หน้าต่างขายเชื่อ

 

*** หน้าต่างขายเชื่อสามารถบันทึกบัญชีได้ที่ Tab GL โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีภาษีเป็น ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด ***

5.เมื่อมีการบันทึกขายเชื่อแล้ว

 

** หมายเหตุ  หน้าต่างรับชำระหนี้จะมีการบันทึกบัญชีหักล้างภาษีขายยังไม่ถึงกำหนดและบันทึกลงบัญชีภาษีขาย **

7. ตัวอย่างการแสดงรายงาน ที่เกี่ยวข้อง

  7.1 รายงานค่าใช้จ่าย ของรหัส Job J-001 - J-002
         
7.2  การแสดงข้อมูลงบกำไรขาดทุนสุทธิ 
        
 7.3 รายงานบัญชีพิเศษและบัญชีคุมสินค้า ,วัตถุดิบ แสดงการเคลื่อนไหวของจำนวนและต้นทุนของสินค้า,   วัตถุดิบ 
        

*หมายเหตุ 

      ก่อนเรียกดูรายงาน ให้คำนวณต้นทุน ที่ระบบ Inventory Control > IC Reprocess and History > Calculate Cost -