บริษัทน้ำตาลหวานเจี๊ยบ จำกัด: แผนกบัญชี

หน้าที่ของแผนกบัญชี

มีหน้าที่ในการจัดเก็บเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหาร โดยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากแผนกขาย

ปัญหาของแผนกบัญชี

1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก

5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว

6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย

7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

วัตถุประสงค์

1. เพื่อการบันทึกการเบิกวัตถุดิบไปผลิต
2. เพื่อการบันทึกการเบิกวัสดุสิ้นเปลืองไปใช้
3. เพื่อการบันทึกการรับสินค้าสำเร็จรูป
4. เพื่อการบันทึกการรับคืนจากการเบิกวัตถุดิบไปผลิต
5. เพื่อการบันทึกการรับคืนจากการเบิกวัสดุสิ้นเปลืองไปใช้
6. เพื่อการตรวจบันทึกรับจำนวนต้นทุนของการรับสิ้นค้าสำเร็จรูป
7. เพื่อการตรวจสอบควบคุม Stock จำนวนและต้นทุนของวัตถุดิบ หรืองานระหว่างทำและสินค้าสำเร็จรูป
8. เพื่อการบันทึกและตรวจสอบรายรับ - รายจ่าย และต้นทุนของแต่ละJOP งาน

การกำหนดข้อมูลเบื้องต้น

1. กำหนดงวดบัญชีโปรแกรม กำหนดได้ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดงวดบัญชี

		- งวดบัญชีปกติ


		- งวดบัญชีแบบคร่อมงวด


2. การเตรียมผังบัญชี ที่จะเกี่ยวข้องและอ้างอิงนำไปใช้ในการผลิตโดยให้คลิกที่ช่อง Job

	2.1 กำหนดแยกรหัสบัญชีสินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ


	2.2 กำหนดแยกรหัสบัญชีซื้อเป็นแต่ละประเภท


	2.3 กำหนดแยกรหัสบัญชีต้นทุนผลิต


	2.4 กำหนดแยกรหัสบัญชีประเภทของรายได้


3. กำหนดรหัสบัญชีรวม เพื่อนำไปใช้ในการ Post GL กำหนดที่ ระบบ EM > GL Setup > หน้าจอกำหนดรหัสบัญชีรวม





	3.1 กำหนดเอกสารเชื่อม GL เพื่อให้โปรแกรมทำการ Post GL ให้อัตโนมัติ กำหนดที่ ระบบ EM > GL Setup > หน้าจอกำหนดกำหนดเอกสารเชื่อม GL


*หมายเหตุ

เราสามารถสร้างงบต้นทุนการผลิตได้ โดยดึงเลขที่รหัสบัญชีที่กำหนดขึ้นเกี่ยวกับต้นทุนการผลิตไปแสดง โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า แยกตามผังบัญชีที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดรหัสสินค้า Tab Account


2. กำหนดรหัสคลังสินค้า เพื่อนำไปใช้ตอนที่บันทึกซื้อ , ขาย ,เบิกวัตถุดิบ กำหนดได้ที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดรหัสคลังสินค้า


3. กำหนดรหัสที่เก็บสินค้า เพื่อนำไปใช้ตอนที่บันทึกซื้อ , ขาย ,เบิกวัตถุดิบ กำหนดได้ที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดที่เก็บสินค้า


4. กำหนดรูปแบบรหัสสินค้าที่ระบบ EM > IC setup > หน้าจอกำหนดรหัสสินค้า ** สินค้าแต่ละรายการที่สร้างนี้จะต้องกำหนดในเรื่องของกลุ่มสินค้าให้ถูกประเภทตามเลขที่บัญชี ว่าเป็นสินค้าสำเร็จรูป หรือวัตถุดิบเป็นต้น






5. กำหนดรหัสค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่ารับเหมาต่างๆ ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดรหัสค่าใช้จ่าย


6. กำหนดรหัสงานแยกตาม Job งาน กำหนดได้ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดรหัส Job


7. กำหนดเลขที่เอกสาร เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลของสินค้า,วัตถุดิบ และใช้ในการรับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต โดยกำหนดได้ที่ระบบ EM > General setup > หน้าจอกำหนดเลขที่เอกสาร


8. กำหนดรหัสเจ้าหนี้ (ผู้จำหน่าย) เพื่อใช้ในการซื้อ/รับวัตถุดิบที่ ระบบ EM > AP Setup > หน้าจอกำหนดรหัสเจ้าหนี้


9. กำหนดรหัสลูกค้า เพื่อใช้ในการขายสินค้าสำเร็จรูปที่ระบบ EM > AR setup > หน้าจอกำหนดรหัสลูกหนี้


การบันทึกรายการข้อมูลประยุกต์ใช้งานโปรแกรมธุรกิจผลิต

1. ขั้นตอนการบันทึกซื้อวัตถุดิบ
	การซื้อวัตถุดิบเข้าสต๊อก ให้บันทึกที่ระบบ Purchase Order > PO Data Entry > หน้าจอซื้อสด ,ซื้อเชื่อ
บันทึกซื้อต้องอ้างถึงรหัสสินค้า,วัสถุดิบ ที่ได้กำหนดไว้แล้วที่หน้าจอกำหนดรหัสสินค้า ผลก็คือ โปรแกรมจะไปเพิ่มสต๊อกสินค้า,วัสถุดิบ ตามรหัสที่อ้างถึงทันที

	กรณีซื้อสด


บันทึกการจ่ายชำระซื้อสด ที่ Tab Payment


โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ


	กรณีซื้อเชื่อ (ระบบ Purchase Order > PO Data Entry )


โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ


2. ขั้นตอนการเบิกวัตถุดิบ บันทึกเบิกวัตถุดิบที่ระบบ >Inventory Control > IC Data Entry > หน้าจอใบเบิก


*หมายเหตุ
		- หากต้องการให้ต้นทุนแสดงให้อัตโนมัติ กำหนดที่ระบบ EM > IC Setup > IC Option


3. ขั้นตอนการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการผลิต
	หากมีการจ่ายค่าใช้จ่ายในการผลิตประเภทอื่นๆที่นอกเหนือจากวัตถุดิบไม่ว่า จะเป็นค่าแรงงาน
ค่าโสหุ้ยในการผลิต ให้คุณเลือกบันทึกค่าใช้จ่ายได้ 2 ทาง คือ

	3.1 บันทึกที่หน้าจอรายการรายวันที่ระบบ General Ledger > GL Data Entry > หน้าจอรายการรายวัน
โดยจะบันทึกเข้าที่สมุดรายวันจ่ายโดยตรง หรือจะสร้างสมุดรายวันการผลิตเพิ่มขึ้นมาอีก 1 เล่ม เพื่อใช้บันทึกรายการประเภทนี้โดยเฉพาะ

	3.2 บันทึกที่หน้าจอตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ ที่ระบบ Account Payable > AP Data Entry > หน้าจอตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ
(โดยท่านจะต้องเตรียมรหัสค่าใช้จ่ายไว้ให้พร้อมกับการบันทึกข้อมูลไว้ก่อน)และโปรแกรมจะทำการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ


โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ


4. ขั้นตอนการรับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต
	เป็นการเพิ่มสต๊อกของจำนวนและต้นทุนของสินค้าสำเร็จรูป
โดยบันทึกได้ที่ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > หน้าจอรับสินค้าผลิตเสร็จ


		*หมายเหตุ
		- สำหรับคอลัมน์ต้นทุน/หน่วย จะต้องบันทึกรับรู้ต้นทุนด้วย เพื่ออ้างอิงราคาต้นทุนไปแสดงในรายงาน เคลื่อนไหวสินค้าต่อไป โดยต้นทุน/หน่วยจะนำมาจากการบันทึกเข้าที่หน้าจอโดยตรงที่เกิดจากการคำนวณ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการผลิตเอง -กรณีที่เคยบันทึกราคาซื้อมาตราฐานหรือ Standard Cost ให้อัตโนมัติ กำหนดได้ที่ระบบ EM > IC Setup > IC Option


5. ขั้นตอนปรับปรุงค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต
	เป็นการปรับปรุงค่าใช้จ่ายต่างๆจากขั้นตอนการคุมสต๊อกของงานระหว่างทำเข้าบัญชีสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต
โดยบันทึกที่ระบบ GL > หน้าจอบันทึกรายการรายวัน


6. ขั้นตอนการบันทึกขายสินค้าสำเร็จรูป (ที่ได้จากการับผลิตเสร็จ)
	ขั้นตอนการบันทึกการขายเพื่อทำการตัดสต๊อกที่ระบบ Sale Order > SO Data Entry > หน้าจอขายสด , ขายเชื่อ และโปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

	กรณีขายสด


โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ


	กรณีขายเชื่อ


โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ